Система учета рабочего времени: насколько она необходима?

Каждый хочет достичь максимального результата с минимальными затратами. Однако простой путь не всегда является эффективным.

Для начала нужно что-то вложить, а потом лишь пожинать плоды.

Так и с сотрудниками. Чтобы их работа приносила положительный результат, сперва научите их правильно организовывать свою работу, планировать день и расставлять приоритеты в выполнении задач. Тем более, что с автоматической системой учета рабочего времени сделать это не составит большого труда.

Автоматизированные системы учета рабочего времени

Поскольку основной объем работы офисные сотрудники выполняют за компьютером, то руководители часто сталкиваются с проблемами контроля их рабочей деятельности. Ведь нужно не только проконтролировать время прихода и присутствие сотрудника на рабочем месте, а непосредственно рабочую деятельность: используемые в рабочее время программы, приложения и сайты, а также время работы с указанными ресурсами.

Для этого и существуют специальные системы учета рабочего времени. Они устанавливаются на компьютер и мониторят деятельность с момента его включения до выключения, собирая данные о продуктивности работы сотрудника согласно его рабочих обязанностей. Готовые отчеты о работе персонала руководитель получает на свой электронный адрес.

Что дает использование системы учета рабочего времени

  1. Контролируйте сотрудников в скрытом и в явном режиме. Системы учета могут работать как в скрытом, так и в явном режиме. В скрытом режиме сотрудники не знают о наличии программы и ведут себя естественно. Руководитель, в свою очередь, видит объективную картину рабочего дня персонала: время прихода и ухода на работу, опоздания, количество перерывов и их продолжительность, использование ресурсов компании в личных целях, а также реальную загруженность сотрудников.
  2. Дисциплинируйте персонал: сократите опоздания и прогулы. Если сотрудники неорганизованны и позволяют себе опаздывать или раньше положенного уходить домой, система учета рабочего времени поможет дисциплинировать их. Ведь на данные программы невозможно повлиять из вне, а статистические данные в виде отчетов регулярно отсылаются руководителю, предоставляя ему, тем самым, полную картину рабочего дня.
  3. Контролируйте посещаемость сотрудников. Если сотрудникам не хватает самоорганизации, они не выполняют поставленные задачи в срок, значительную часть рабочего времени используют не по назначению: разговаривают по телефону, болтают с коллегами, пьют кофе и сидят в Интернете — система учета рабочего времени это то, что поможет руководителю эффективно управлять персоналом.
    Программы учета не только мониторят активность сотрудников за компьютером, но и фиксируют все отлучки с рабочего места, а по возвращению работника — просят прокомментировать причину своего отсутствия. Данная возможность системы учета позволяет руководителю видеть полную картину рабочего дня персонала: работу за ПК, а также совещания, телефонные разговоры и т. д.
  4. Повышайте продуктивность работы персонала. Согласитесь, не сложно просидеть весь день за компьютером и время от времени делать серьезный, занятый вид, особенно при руководителе. Чтобы избежать подобных ситуаций контроль работы за компьютером просто необходим, а вести его можно с системами учета рабочего времени. Они мониторят активность за компьютером и автоматически распределяют все используемые ресурсы на три категории продуктивности согласно рабочих обязанностей персонала.
  5. Узнайте о том, кто из сотрудников ищет новую работу. Системы учета рабочего времени распознают сайты поиска работы и автоматически определяют их в категорию “непродуктивно”. Поэтому руководитель сможет заранее узнать о том, что кто-то из сотрудников ищет новую работу и предотвратить утечку кадров или подыскать нового работника.

Подведем итоги

Использование системы учета рабочего времени решит такие проблемы, как: халатное отношение к работе, отсутствие сотрудников на рабочих местах, опоздания и прогулы, использование соц сетей и сайтов развлекательного характера.

Сотрудники станут более ответственными и пунктуальными, ведь их работу оценивает автоматическая система, а не человек (на которого можно повлиять или надавить). То есть упрощается не только процесс сбора информации, но и ее анализа.