Электронные трудовые договоры в Казахстане: что делать при утрате данных

Потеря кадровых файлов не всегда означает утрату сведений о трудовых отношениях. Данные о договорах передаются в единую систему учета трудовых договоров (ЕСУТД), поэтому сначала нужно проверить наличие записи и только затем заниматься восстановлением кадровой документации.

Проверьте данные в ЕСУТД

Если бумажный или локальный экземпляр договора утрачен, повторно регистрировать его требуется не во всех случаях. Работник может ознакомиться с информацией через личный кабинет на портале электронного правительства, если работодатель ранее передал сведения в ЕСУТД.

В первую очередь стоит проверить:

• наличие информации о трудовом договоре;
• корректность данных работника и работодателя;
• дату оформления и фактического начала работы;
• должность, срок действия и место выполнения работы;
• сведения о последующих изменениях и дополнениях.

Если информация сохранилась и соответствует имеющимся кадровым материалам, оформлять новый договор не требуется. В такой ситуации достаточно восстановить недостающие документы в архиве организации и при необходимости внести исправления в электронные сведения.

Как восстановить отсутствующие сведения

Если информации в ЕСУТД нет либо обнаружены неточности, электронные сведения необходимо сопоставить с документами, которые удалось сохранить. Передача данных работодателем выполняется через портал «Электронная биржа труда», кадровую систему или иной информационный ресурс, имеющий интеграцию с ЕСУТД.

Для проверки могут потребоваться:

• экземпляр договора, сохранившийся у работника;
• дополнительные соглашения и кадровые приказы;
• документы по кадровому и расчетному учету;
• сведения, которые ранее направлялись в ЕСУТД.

На основании собранных материалов можно уточнить фактические условия работы и передать необходимые сведения в систему. Для новых договоров установлен срок не позднее пяти рабочих дней, для внесения изменений — пятнадцати календарных дней, а информацию о прекращении договора необходимо предоставить не позднее трех рабочих дней.

Что делать, если записи в системе нет

Иногда сведения не сохранились ни на бумаге, ни в электронной системе. Тогда необходимо собрать доступные документы и другие подтверждения, чтобы установить основные сведения о периоде работы сотрудника.

Для этого можно:

• попросить работника предоставить сохранившуюся копию договора;
• изучить приказы о приеме, переводе и прекращении работы;
• сопоставить даты и условия с другими кадровыми материалами;
• запросить сведения из ЕСУТД в установленном порядке;
• при необходимости получить разъяснения уполномоченного органа по труду.

Работник может самостоятельно проверить доступные сведения в ЕСУТД через личный кабинет. Если необходимой информации нет, он получает соответствующее уведомление.

Если данные утрачены, работу начинают с проверки ЕСУТД и сопоставления информации с сохранившимися кадровыми материалами. Это помогает восстановить учет без искажения сведений о трудовой деятельности и снизить риск дальнейших расхождений.

Источник: unionexpert.kz