Как правильно сканировать документы: советы и рекомендации

24.04.2020

Перевод печатных документов в электронную форму осуществляется методом сканирования. Нужно соблюдать целый ряд правил, чтобы результат получился читаемым, была возможность четко рассмотреть текст, графику, подписи, печати.

Сканирование документов формата А4 и А3 можно заказать специализированным сервисам, у них есть необходимое оборудование, опыт, возможность массовой оцифровки любых видов бумаг.

Правила

Документы нужно подготовить к сканированию. Заключается процесс в разъединении всех листов, снятии скрепок, скоб, ниток в прошитых брошюрах. Если проводится пакетная обработка, то под последний лист документа, кладется чистый, который называется «стоп-лист». При наличии нескольких документов в партии, стоп-лист подкладывается под окончание каждого.

В приемный лоток сканера кладут не более того количества, что указано в инструкции к аппарату, как максимально возможное. Можно сканировать по одному листу, затем в программе выполнить объединение всех в один документ.

Перед началом процедуры обязательно выбрать формат файла, в котором будет сохраняться итоговый результат. Задается разрешение копирования, начиная от 300 dpi, до 2400 dpi, в зависимости от характеристик сканера, требований к электронной версии. ДПИ это аббревиатура, которая в переводе с английского значит «точек на дюйм».

Значение определяет качество сканирования, разрешение итогового файла. Чем выше – тем качественнее. Кроме того, нужно выбрать способ копирования: цветной, градации серого, черно-белый. Последний вариант даст задачу копировальному аппарату запоминать документ в двух цветах, без оттенков.

Этапы

Сканирование и работа с бумагами зависит от типа аппарата, которые бывают:

  • планшетными;
  • барабанными;
  • листопротяжными.

Первый вариант требует ручного способа управления и подкладывания листов по одному в процессе копирования. Два других могут совершать пакетное сканирование. Для ручного варианта нужно укладывать листы печатной стороной на стекло, точно выровнять по рамке на краю аппарата, закрыть крышку и запустить процесс.

Для пакетной обработки вся стопка тщательно выравнивается по верхнему и боковому обрезу, вставляется первой страницей вверх. Она должна идти торцом с заглавием к захватывающему механизму.

Проверив ориентацию, можно нажимать кнопку «начать сканирование». Если все сделано правильно, листы скопируются, аппарат сообщит, что сканирование завершено. После этого можно нажимать сигнал об окончании процесса, выключать сканер.

Советуем прочитать