Как правильно сканировать документы: советы и рекомендации

Перевод печатных документов в электронную форму осуществляется методом сканирования. Нужно соблюдать целый ряд правил, чтобы результат получился читаемым, была возможность четко рассмотреть текст, графику, подписи, печати.

Сканирование документов формата А4 и А3 можно заказать специализированным сервисам, у них есть необходимое оборудование, опыт, возможность массовой оцифровки любых видов бумаг.

Правила

Документы нужно подготовить к сканированию. Заключается процесс в разъединении всех листов, снятии скрепок, скоб, ниток в прошитых брошюрах. Если проводится пакетная обработка, то под последний лист документа, кладется чистый, который называется «стоп-лист». При наличии нескольких документов в партии, стоп-лист подкладывается под окончание каждого.

В приемный лоток сканера кладут не более того количества, что указано в инструкции к аппарату, как максимально возможное. Можно сканировать по одному листу, затем в программе выполнить объединение всех в один документ.

Перед началом процедуры обязательно выбрать формат файла, в котором будет сохраняться итоговый результат. Задается разрешение копирования, начиная от 300 dpi, до 2400 dpi, в зависимости от характеристик сканера, требований к электронной версии. ДПИ это аббревиатура, которая в переводе с английского значит «точек на дюйм».

Значение определяет качество сканирования, разрешение итогового файла. Чем выше – тем качественнее. Кроме того, нужно выбрать способ копирования: цветной, градации серого, черно-белый. Последний вариант даст задачу копировальному аппарату запоминать документ в двух цветах, без оттенков.

Этапы

Сканирование и работа с бумагами зависит от типа аппарата, которые бывают:

• планшетными;
• барабанными;
• листопротяжными.

Первый вариант требует ручного способа управления и подкладывания листов по одному в процессе копирования. Два других могут совершать пакетное сканирование. Для ручного варианта нужно укладывать листы печатной стороной на стекло, точно выровнять по рамке на краю аппарата, закрыть крышку и запустить процесс.

Для пакетной обработки вся стопка тщательно выравнивается по верхнему и боковому обрезу, вставляется первой страницей вверх. Она должна идти торцом с заглавием к захватывающему механизму.

Проверив ориентацию, можно нажимать кнопку «начать сканирование». Если все сделано правильно, листы скопируются, аппарат сообщит, что сканирование завершено. После этого можно нажимать сигнал об окончании процесса, выключать сканер.